Al sector de la construcción le hacía falta un software de gestión completo y actual, que le ayudara a planear, ejecutar y controlar sus proyectos (como constructor o como subcontratista) de tal manera que pudieran cumplir efectivamente sus metas de costos y tiempos, que no implicara montar un departamento de sistemas ni que para operar dependiera de la constante y onerosa asistencia del proveedor.
Nos dirán que en el mercado hay ya una variada oferta de software de control de costos, entonces, ¿Por qué se requeriría uno nuevo? La respuesta es más sencilla de lo que parece y los ingenieros y profesionales de administración de proyectos de construcción -quienes luchan cada día para lograr buenos resultados- conocen bien las dificultades que viven con el software previamente disponible. Las razones de la existencia del vacío a ocupar se pueden resumir en las siguientes limitaciones:
El origen
El software que estaba disponible en el mercado, por lo regular, se originó en aplicativos contables que luego fueron adicionados para lograr que los datos generados durante la ejecución de la obra alimentaran la información contable. Así, el objetivo principal ha sido reducir las dificultades y los atrasos que afectaban una buena práctica contable.
Incompletos
Las limitaciones de origen dan lugar a otras como lo reducido del rango de tareas que realiza el software. Si el objetivo es contable no importa mucho la planeación (presupuesto y las programaciones de obra y de compras) y un buen ejercicio de control de costos (contratación, compras, alquileres, cortes, pagos), pues lo que se requiere es que todos los costos queden bien registrados, no controlados.
Por lo regular el software de gestión carece de un módulo de programación de obra o este es difícil de usar, por lo que los administradores deben recurrir a otras ayudas como Microsoft Proyect; también la necesidad de disponer de cuadros de seguimiento y evaluación de la ejecución hace que se recurra a hojas de cálculo como Excel.
También es común que no se incluyan funcionalidades que apoyen el trabajo de los subcontratistas, los cuales deben resignarse a realizar los controles de forma manual o con hojas de cálculo, lo cual no les permite analizar y controlar de forma adecuada los costos de administración de sus propios proyectos, y por lo tanto proyectar la rentabilidad de cada contrato.
La rigidez
Algunos de los aplicativos adolecen de una rigidez como la del mortero: no se pueden ajustar o cambiar los nombres de listas como las de actividades; para modificar algo se debe solicitar al proveedor que lo realice y luego esperar a que llegue el turno. Este tipo de rigideces son innecesarias e inconvenientes, pues afectan la productividad de la empresa.
La desactualización tecnológica
La mayor parte del software ofrecido para apoyar la gestión de proyectos de construcción fue desarrollado entre 1985 y 1998. Cuando lo han actualizado, en su mayor parte han hecho adaptaciones sobre la vieja estructura.
Dadas las limitaciones de la capacidad de proceso y de memoria, en esa época el software se diseñaba de tal forma que cada función la realizara un aplicativo aparte, de tal manera que es necesario cerrar el que hace labores previas y abrir el que realiza la siguiente. Por eso, la mayor parte del software para la gestión de proyectos de construcción (y casi que en cualquier sector) realmente se compone de varios aplicativos, los cuales -incluso, pueden ser “vendidos” por separado. Cerrar-abrir, cerrar-abrir, es la condena de los usuarios con software desintegrado. Hoy el enorme incremento de la capacidad de proceso, la expansión de la memoria y las nuevas herramientas y métodos de desarrollo permiten que el software sea integrado.
Por otra parte, en los años 80 y 90 no había una red como la del Internet actual, y los grandes avances como los servicios web en el caso de Microsoft, se logró sólo hasta el 2002 con el Framework .NET 1.0. Antes se usaba la tecnología conocida como cliente-servidor, diseñada para ser usada en redes locales como la de una oficina principal conectada con sus agencias, y para ser administrada requería un departamento de sistemas y la asistencia, bastante costosa, de proveedores externos. Hoy las redes se han extendido a lo largo y ancho del planeta, existe una amplia gama de equipos de comunicación y cómputo capaces de conectarse a la red, y lo hacen con bandas cada vez más anchas y de mayor velocidad.
Mala experiencia de usuario
Las limitaciones tecnológicas y lo rudimentario del diseño, daban como resultado una mala experiencia de usuario por las pocas tareas que el software en boga realiza, lo difícil de usar y el tiempo de espera mientras el sistema procesa la información. Con frecuencia ocurre entonces que deja de usarse o se hace parcialmente. Aquellos empleados que tienen la paciencia para aprender a usarlo se convierten en irremplazables en las organizaciones, pues sin su aporte todo puede dejar de funcionar.
Control insuficiente
El peor impacto para los empresarios resulta del hecho de que no se obtiene un control real de los costos. Las desviaciones presupuestales originadas en presupuestos globales, insuficiente programación de obra y de compras, descontrol en uso y entrega de equipos alquilados, los pagos dobles, los desperdicios, los reprocesos, el tiempo y esfuerzo para preparar informes, etc.
Todo eso se paga con dinero, y no se puede confiar en que siempre sea compensado con un incremento en los precios.
Hoy en día
Ese vacío es el que hoy llena SLYG Block®, una plataforma de servicios en la nube, que ofrece realizar “en vivo” el control efectivo de todas las actividades que afectan los costos y los ingresos; fácil de usar, sin llaves ni engorrosas instalaciones, y sin necesidad de montar un departamento de sistemas en su empresa. Con una base de datos centralizada pone a un click toda la información en todo momento y desde cualquier lugar, con bandejas de ayuda como la que evita que se deje a la memoria qué, cuánto, cuándo y a quién comprar los materiales y suministros; además toda la información organizada en informes de gran utilidad como los avances de obra, el flujo de caja y la trazabilidad de los cambios que afectan los costos.
Block induce de forma muy positiva y práctica un nuevo modelo de gestión de las obras, liberando muchas horas que hasta hoy se dedicaban a la preparación de cuadros de seguimiento e informes, el cual se puede ahora dedicar a mejorar la calidad de la ejecución, es decir, que los ingenieros y administradores pueden concentrarse en producir mejores resultados.
De acuerdo con lo logrado por las empresas que hoy usan esta plataforma, se puede asegurar que el ahorro en un proyecto es de al menos el 10% de sus costos acostumbrados. Así, en un proyecto con costos de 10 mil millones de pesos, puede evitar desviaciones por ineficiencia de al menos 1.000 millones de pesos, en tanto que la inversión en la plataforma y los servicios profesionales asociados pueden ser de sólo el 2% de ese ahorro, y por una vez.
Todo esto condujo a Carlos aponte, Coordinador de Proyectos de DISCON LTDA, a decir:
“Adquirimos SLYG Block por el rango de funciones, porque es fácil de usar, por la atención personalizada y porque nadie nos ofrecía tanto por tan poco”
Una información más completa podrá encontrarla en slyg_block.com.