Además de saberes técnicos, el gerente de proyectos constructivos requiere destrezas especiales.
¿Qué diferencia a la Administración General -o de empresas- de la Administración de Proyectos? ¿Son dimensiones al margen la una de la otra? ¿O hay un punto de encuentro que las acerque sin que se confundan? ¿Es asimilable la administración de una empresa a la de un proyecto específico?
La Administración General -o de empresas- es una disciplina del conocimiento que desde sus orígenes y durante su evolución ha postulado saberes, teorías, principios y técnicas generalmente aplicables a todo emprendimiento humano. Incluso en la actualidad y después de casi un siglo de haberse propuesto por Henry Fayol el Proceso Administrativo que consistía en las funciones de planear, dirigir, coordinar, controlar y retroalimentar –feed back-, y de unos años después de haber sido ampliada la concepción del mismo por Luther Gulick y L. Urwick (1937) que se sintetiza en el acrónimo POSDCORB – las funciones gerenciales básicas-, es indiscutible que dichos postulados aún siguen teniendo vigencia y plena aplicación en la gerencia moderna.
Pero ¿es lo mismo administrar una empresa que un proyecto? Hay quienes consideran que se trata de dos gestas diferentes pero a las que le son comunes algunos aspectos. Lledó (2013) advierte que no hay que confundirlos en tanto que se basan en supuestos diferentes. Y agrega que mientras el proceso de administración de empresas está pensado como un sistema de gestión de una organización cuya duración puede ser extensa e incierta, la administración de proyectos se orienta fundamentalmente a gestionar emprendimientos de carácter finito y con objetivos específicos, los que una vez cumplidos determinan la finalización del mismo. Agrega que el conocimiento de los procesos de administración general es un fundamento necesario, aunque no suficiente, para asegurar una administración exitosa de los proyectos.
Ahora bien, por lo que respecta a la gestión de la construcción esta dicotomía también podría ser evidente. Una cosa es un administrador general de una empresa constructora y otra es un gerente de un proyecto constructivo, más sin embargo en el proceso de gestión que ambos dirigen, que aunque diferentes, usualmente se encuentran elementos en común. Los gerentes de proyectos constructivos desempeñan unos roles y cuentan con unos atributos a partir de tener muy presente lo que Lladó sostiene acerca de la naturaleza de un proyecto y su diferencia con una empresa. Y entonces ¿cuál es el ABC del Gerente de un Proyecto de Construcción?
La Gestión de Proyectos de Construcción
La administración de empresas como la administración de proyectos se sirven de la planeación, la dirección, la administración de recursos humanos y materiales, y de la ejecución y control de los planes para lograr los objetivos, y en cuanto a los proyectos, existen procesos y herramientas que son específicas para su administración o gestión. Lladó anota que más allá de los procesos y técnicas que se utilicen en el proyecto, son principalmente las personas las responsables de que se alcancen los objetivos del mismo. De ahí que el director de un proyecto debe demostrar una serie de atributos muy especiales, más aún si se trata de proyectos constructivos.
Desde las disciplinas del conocimiento se afirma que la Gerencia de Proyectos de Construcción es la acción de organizar y administrar los recursos de construcción, de tal forma que una obra dada sea terminada completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y costos planeados a su inicio. Para BDG Institute (2023), los proyectos de construcción se llevan a cabo con una planeación previa que abarca el diseño y ejecución de la obra e implica diversos procesos como el de presupuestación, planeación de objetivos en el tiempo, seguridad, recursos humanos, logística, proveedores, materiales, planos y permisos legales.
El propósito de la Gerencia de Proyectos es entonces lograr el equilibrio entre la cantidad de trabajo, los recursos -materiales, humanos, monetarios, energéticos, espacio, etc.-, el tiempo, la calidad y los riesgos.
El ABC del Gerente de Proyectos Constructivos
Si bien es cierto que en la actualidad se puede contar con herramientas de gestión sistematizadas gracias a los avances de las tecnologías digitales que incluso ya operan en la nube, que aunque muy útiles y efectivas, ellas no son suficientes para garantizar el éxito total de un proyecto de construcción. La gestión de estos proyectos son todo un reto para el profesional que lo gerencia, debido a que tiene que demostrar conocimientos en ingeniería, administración y gestión del factor humano, pero además de ello otras competencias que por lo general no pueden ser gestionadas por ningún software, como las competencias blandas, siendo las asociadas a los atributos personales que generan ambientes productivos.
El perfil de un director de proyecto se expresa en dos dimensiones: roles y competencias. Los roles son el conjunto de funciones -asociados a ciertas cualidades- que habilitan a una persona para asumir la dirección de una empresa o proyecto y entre ellos se encuentran el de líder, comunicador, observador-fiscalizador, planeador-programador, organizador, negociador, tomador de decisiones, facilitador, economista-financiero, etc. Las competencias hacen referencia de un lado, a los conocimientos técnicos y la experiencia -competencias duras-, que para el caso de los proyectos constructivos deben ser Técnico o Tecnólogo en Construcción, Arquitecto o Ingeniero Civil y del otro, a las habilidades requeridas para la interacción dentro de grupos sociales que persiguen objetivos comunes asociadas a aspectos socioemocionales e inteligencia emocional -competencias blandas-, entre ellas Trabajo en Equipo, Servicio al Cliente, Innovación y Aprendizaje Continuo, Trabajo Bajo Presión, Priorización y Manejo de Tareas Múltiples, Comunicación Asertiva, etc.
Estrategias para una Gerencia de la Construcción Exitosa
Para la Redacción de Drew (2013) la gestión de proyectos de construcción difiere de la de proyectos de otras industrias. Agrega que para garantizar que se cumpla con cada responsabilidad, y que cada profesional de la construcción, contratista y proveedor cumplan con el cronograma y el presupuesto, un gerente de proyectos de construcción eficaz debe recurrir a estrategias y herramientas que los ayuden a administrar su trabajo multifacético. Enseguida algunas estrategias que pueden contribuir a una mejor gerencia de proyectos constructivos.
Definir y formalizar procesos
La definición clara de procesos es una condición indispensable para una gestión eficaz puesto que permite contar con una hoja de ruta clara de cómo se debe trabajar, cuales son los parámetros a tener en cuenta, qué y donde medir, además que permiten establecer cuando se está desviando de lo planeado y corregir a tiempo. Pero los procesos deben ser optimizados permanentemente puesto que ello permite reducir los riesgos, la mayor eficiencia en las operaciones, mejorar la producción de los trabajadores, aumentar la racionalización de los recursos, y mejorar la garantía de calidad. Debido a los avances tecnológicos lo recomendable es que los procesos se digitalicen dada sus bondades para incrementar la efectividad al momento de iniciar, ejecutar y concluir el proyecto.
Gestión de información en tiempo real
La información es esencial en cualquier fase de un proyecto, de ahí que establecer un flujo de comunicaciones seguro, dinámico e interconectado que actué sobre una plataforma en la nube, permitirá interactuar en tiempo real con los distintos usuarios involucrados en el proyecto ahorrando correos electrónicos, mensajes de WhatsApp y llamadas telefónicas. Al sincronizar comentarios, imágenes, documentos y calendarios en una sola plataforma se pueden monitorear actualizaciones, presupuestos y cambios de programación en la medida en que ocurran, reseña Drew.
Planeación concomitante y permanente
La planeación es la fase más determinante en cualquier proyecto y más aún en uno de construcción, y comienza mucho antes a la realización de la primea acción en el lugar de la obra, pero no se agota en ningún momento durante el ciclo de vida del proyecto. Drew anota que las etapas de diseño, preconstrucción y adquisición de un proyecto requieren una planificación exhaustiva, y es posible que cada una deba revisarse en la medida en que se desarrolle la siguiente etapa. La planeación debe ser continua y debe basarse en un buen sistema de información y retroalimentación.
Presupuestos con una plataforma de ejecución del trabajo
Drew sostiene que en la construcción los permisos, salarios, materiales, equipos y personal necesarios para ejecutar los proyectos, con frecuencia se intercambian entre una variedad de fuentes financieras y proveedores lo que hace responsable al gerente del proyecto por rastrear y monitorear todos los costos a partir de los presupuestos iniciales.
Pero ese rastreo y monitoreo normalmente en un proyecto constructivo es dispendioso debido al nivel de detalle que los caracteriza, por lo que se puede incurrir en imprecisiones que afecten el proyecto si no se cuenta con una herramienta que permita gestionar la información con alto grado de precisión.
Apoyarse en un software en plataforma puede permitir el acceso a plantillas o moldes estandarizados, al igual que al gerente y colaboradores ingresar costos, cambios presupuestarios, y otros cálculos para realizar un seguimiento efectivo, sin necesidad de coordinar con cada actor o calcular el presupuesto total, siendo esta una de las virtudes del software en plataforma y en la nube de SLYG Block.
En fin, los gerentes de proyectos constructivos son agentes que deben desempeñar diversos roles, contar con conocimientos y experiencia específicos, reunir ciertos atributos, y desarrollar unas competencias que los diferencia de los gerentes de otro tipo de emprendimientos, lo que hace de su labor una actividad compleja. Para asegurar una gerencia cada vez más exitosa de la construcción se recomienda la estandarización, actualización y digitalización de procesos, la planeación permanente, el monitoreo de cronogramas y costos, la puesta en marcha de canales de información en tiempo real, todo idealmente apoyado en softwares que operen en plataformas y en la nube.
Referencias
- BSG Insitute. 2023. ¿Qué es Gerencia de Proyectos de Construcción? BSG Insitute, 2023. https://bsginstitute.com/SubArea/Gerencia-de-Proyectos-de-Construccion
- Lledó, Pablo. 2013. El ABC para un Director de proyectos exitoso. Pablo Lledó, 2013. https://pablolledo.com/content/indices/ap_lledo_5.6_indice.pdf
- Redacción de Drew. 2013. Gestión de proyectos de construcción: 5 estrategias para gerentes. Drew, 1 de junio de 2013. https://blog.wearedrew.co/industria-de-la-construccion/gestion-de-proyectos-de-construccion-5-estrategias-para-gerentes
